Tugas AkhirBAB II Komputerisasi Sistem Persediaan Barang

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem menurut Norman L.Engier, Tata Sutabri (2004:10) adalah ” Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti inventaris atau penjadwalan produksi ”.
Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo, Tata Sutabri, (2004:10) adalah ”Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponenkomponen yang berkaitan dan, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses ”.
Sistem menurut Gordon B.Davis, Tata Sutabri, (2004:10) adalah ” sistem dapat berupa abstrak atau fisis ”. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan atau konsepasi-konsepsi yang saling bergantung, contohnya sistem teologi. Sedangkan sistem fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Sedangkan Menurut Jerry Fitz Gerald, Ardra F. Fitz Gerald, Waren D. Stalling Jr, dalam Jogiyanto HM (2001:1) sistem adalah “Suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpull bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Dari beberapa pengertian sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan hingga tujuan atau sasaran tersebut tercapai. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
2. Karakteristik Sistem
Model umum suatu sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karateristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen sistem ( Component System )
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut berupa suatu bentuk subsistem yang memiliki sifat yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan.
b. Batasan sistem ( Boundary System )
Batasan sistem ( Boundary System ) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup ( scope ) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem ( Environments )
Lingkungan diluar sistem adalah bentuk apapun yang ada batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus dijaga. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.
d. Penghubung sistem ( Interface )
Yaitu media yang menghubungkan sistem dengan subsistem sehingga memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain.
e. Masukan sistem ( Input )
Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukannya dapat berupa masukan perawatan ( maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input ). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk didapat keluaran.
f. Keluaran sistem ( Output )
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan merupakan masukan bagi subsistem yang lainnya.
g. Pengolahan sistem ( Process )
Suatu sistem mempunyai bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem ( Objective )
Sistem memiliki sasaran dan tujuan yang bersifat deterministic. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuan yang direncanakan berjalan dengan baik.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat dibagi dalam beberapa jenis yaitu :
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide secara fisik kelihatan. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
Contoh Sistem abstrak : – Ilmu Pengetahuan
Sistem Fisik : – Mekanik
b. Sistem alamiah dan sistem buatan
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Dan sistem buatan
merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
Contoh Sistem alamiah : – Air Terjun
11
Sistem buatan : – Waduk
c. Sistem tertentu dan tidak tertentu.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, sedangkan
sistem tidak tertentu mengandung unsur probabilistik atau ramalan.
Contoh Sistem tertentu : – Sistem akademik
Sistem tidak tertentu : – Ramalan cuaca
d. Sistem tertutup dan terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh
lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan likungan luarnya. Sistem ini menerima masukan,
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar dan subsistem lainnya.
Contoh Sistem tertutup : – Tata surya
Terbuka : – Ac
4. Daur Hidup Sistem
Siklus hidup sistem ( System Life Cycle ) adalah proses evalusioner yang
diikuti dalam merupakan sistem atau subsistem mengikuti langkah-langkah
pendekatakan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan
dilakukan secara Top Down. Siklus hidup sistem dapat disebut sebagai pendekatan air
terjun ( Waterfall Approach ) bagi pembangunan dan pengembangan sistem.
Pembangunan sistem hanyalah salah satu rangkaian daur hidup suatu sistem, kita
hanya melihat beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem yaitu :
12
a. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang
harus di kenali sebagaimana adanya.
b. Pembangunan Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang
membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis. Sedangkan
organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi tersebut selalu mengalami
perubahan-perubahan, itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,
perubahan peraturan dan kebijaksanaan atau pun kemajuan teknologi.
c. Sistem menjadi usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu dratis, sehingga dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang berjalan. Tiba saatnya
dimana secara ekonomi sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
5. Sistem Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
berarti bagi yang menerimanya. Di dalam dunia usaha saat ini yang penuh
persaingan, informasi merupakan suatu yang berharga karena dengan penguasaan
yang baik atas informasi tersebut perusahaan akan dapat mengambil atau memperoleh
kesempatan yang lebih luas untuk berkembang. Dengan adanya informasi yang
memadai suatu perusahaan akan dapat mengambil keputusan yang akan mendukung
kemajuan perusahaan itu sendiri.
13
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:
a. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai
lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya.
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut
juga dengan processing system atau information processing system atau informationgenerating
system.
Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya suatu sistem informasi maka suatu
organisasi dapat menyediakan kepentingan aktifitas-aktifitasnya.
Informasi terdiri dari komponen-komponen, yaitu:
1). Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2). Blok Model, blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
14
3). Blok keluaran, produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4). Blok teknologi, teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem
informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5). Blok basis data (database), yaitu kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6). Blok kendali, beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
menyelesaikan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun
dapat diatasi dengan cepat
2.2. Peralatan Pendukung ( Tools System )
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan peralatan pendukung
(Tools System) berupa simbol, lambang, diagram, sebagai alat bantu dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Adapun peralatan pendukung yang digunakan adalah
sebagai berikut :
1. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram )
Menurut Adi Nugroho, ST, MMSI Informasi dengan Metodologi Berorientasi
(2002:59-60) Diagram Alir Data adalah ”Gambaran grafis yang memperlihatkan
15
aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu proses yang
mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain”.
Diagram Arus Data ( DAD ) atau Data Flow Diagram ( DFD ) adalah diagram
yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol yang digunakan untuk
menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu di dalam komunikasi
dengan pemakai sistem secara logika. Simbol-simbol yang digunakan dalam diagram
Alir Data adalah sebagai berikut :
a. Kesatuan Luar ( External Entity )
Merupakan kesatuan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem
lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. Simbol yang disimbolkan dengan notasi kotak atau
suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
b. Arus Data ( Data Flow )
Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Simbolnya
berupa panah.
c. Proses ( Process )
Kegiatan yang dilakukan orang, mesin atau komputer dan hasil suatu arus data
yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses. Simbol yang digunakan berupa lingkaran atau empat persegi panjang
dengan sudut-sudutnya tumpul.
16
d. Simpanan ( Data Store )
Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file dalam sistem komputer,
arsip dalam catatan manual atau suatu agenda. Dapat disimbolkan dengan garis
horizontal parallel yang tertutup di dalam satu ujung.
Di dalam diagram alir data terdapat aturan yang harus diperhatikan, yaitu:
1). Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity
dengan external entity secara langsung.
2). Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data
store secara langsung.
3).Setiap diagram alir data tidak boleh menghubungkan external entity dengan
data store secara langsung.
4).Setiap proses harus ada alir data yang masuk dan ada data yang keluar.
Tahapan-tahapan dalam pembuatan diagram alir data dibagi menjadi tiga
tingkatan, yaitu :
a) Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses untuk menggambarkan sistem secara umum
b). Diagram Nol
Menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, tetapi
penjabarannya lebih terinci.
c). Diagram Detail
Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari diagram
nol.
17
2. Kamus Data
Kamus Data menurut Jogiyanto HM, Akt, MBA, Ph.D (2001:725) adalah
”katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem
informasi”.
Kamus data merupakan katalog fakta data dan kebutuhan-kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada
diagram alir data. Kamus data harus juga dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatat.
Kamus data atau data dictionary disebut juga dengan istilah sistem data
dictionary
Adapun isi dari kamus data adalah:
a. Nama arus data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data dalam DAD sehingga nama arus data
harus dicatat di kamus data
b. Alias
Merupakan nama lain dari data yang harus dituliskan. Karena sering terdapat data
yang sama tetapi mempunyai nama yang berbeda departemen yang satu dengan
yang lainnya.
c. Bentuk data
Bentuk data berupa dokumen dasar laporan cetak, parameter dan field-field.
d. Arus Data
Menjelaskan dari mana arus data mengalir dan kemana data akan menuju.
18
e. Penjelasan
Untuk menjelaskan makna dari arus data yang dicatat pada kamus.
f. Periode
Menunjukan kapan terjadi arus data sampai dengan kapan proses program
beserta laporan-laporan dapat dihasilkan.
g. Volume
Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak suatu arus data.
h. Struktur data
Menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari elemen-
elemen data. Dalam kamus data dikenal dengan sebutan notasi. Notasi
merupakan kamus data yang mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti
dari simbol yang dijelaskan.
Kamus data mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol yang
dijelaskan. Notasi yang dimaksud adalah :
19
1). Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi input dan output suatu data:
Tabel II.1 Tabel Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap Karakter
9 Angka Numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik sebagai pemisah pecahan
, Koma sebagai pemisah pecahan
~ Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda pembagi
2). Notasi Struktur Data
Notasi ini gunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang
digunakan antara lain :
Tabel II.2 Tabel Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan (and)
( ) Pilihan ( boleh ya atau tidak )
{ } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk ( key )
20
3. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel
yang menunjukkan entity dan relasinya.
Normalisasi menurut Linda Marlinda, S.Kom (2004:115) adalah “Proses
pengelompokan attibute-attribute dan suatu relasi sehingga membentuk WELL
STRUCTURE RELATION “, yaitu sebuah relation dengan jumlah kerangkapan
datanya sedikit (Minimum Amount of Redudancy), serta memberikan kemungkinan
bagi user untuk melakukan INSERT, DELETE, dan MODIFY terhadap baris-baris
data pada relation tersebut, yang tidak berakibat terjadinya ERROR atau
INCONSISTENSI DATA, yang disebabkan oleh operasi-operasi tersebut.
Pada proses normalisasi perlu diketahui definisi dari tahap atau bentuk
normalisasi yaitu :
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Proses pengimpulan data yang akan direkam dengan tidak mengikuti suatu
format tertentu.
b. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file dengan setiap field
berupa ”atomic value”, tidak ada set attribute yang berulang atau bernilai ganda.
c. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second NormalForm)
Mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal
kesatu dan attribute non key bergantung fungsi dengan kunci utama atau
primary key.
21
d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua attribute bukanlah
primary key, tidak mempunyai hubungan yang transitif.
e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi
BCNF relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap attribute harus
bergantung fungsi pada attribute superkey.
f. Bentuk Normal Keempat (4NF)
Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk
BCNF dan semua ketergantungan multivalue adalah juga ketergantungan
fungsional.
g. Bentuk Normal Kelima (5NF)
Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dan 4NF dilakukan
dengan menghilangkan ketergantungan join yang bukan merupakan kunci
kandidat.
Ada beberapa kunci yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, dan
penghapusan yang biasa digunakan dalam pengelompokan database yaitu:
1). Kunci Super (Super Key)
Himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakn untuk
mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
22
2). Kunci Primer (Primary Key)
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, tapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
3). Kunci Tamu (Foreign Key)
Suatu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan
(relationship) yang menunjukan ke induknya.
4). Kunci Calon (Candidate Key)
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasi secara
unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
5). Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key, kerap kali kunci
alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan pembuatan laporan.
6) Kunci Gabungan atau kunci Campuran (Composite Key)
Jika tidak ada satupun field yang bisa jadi kunci primary key. Maka beberapa
field dapat digabungkan manjadi satu.
4. Pengkodean
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke
dalam komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan
dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter
khusus (misalnya %,/,-,+,#,$,: dan lain sebagainya).
23
Adapun petunjuk dalam pembuatan kode harus diperhatikan beberapa hal yaitu
sebagai berikut :
a. Harus Mudah Diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan menghubungkan kode
tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya. Unik berarti tidak
ada kode yang kembar.
c. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode tersebut.
d. Harus Efisien
Kode dibuat sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan lebih efisien bila
disimpan di luar komputer.
e. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
f.. Harus Distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen pada suatu
organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah
pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang
mempergunakan kode tersebut.
24
g. Hindari Penggunaan Spasi
Penggunaan spasi pada kode sebaiknya harus dihindari karena dapat menyebabkan
kesalahan dalam penggunaannya.
h. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter-karakter yang hampir mirip atau serupa dan bunyi pengucapannya
sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.
i. Panjang Kode Harus Sama
Kode yang sejenis, masing-masing harus mempunyai panjang yang sama.
Kode mempunyai berbagai macam tipe, di bawah ini adalah tipe-tipe dari kode
yaitu :
1). Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode
mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter
dari item yang akan diwakili dengan kode ini.
Kebaikannya : mudah diingat
Kelemahannya : kode terlalu panjang
Contoh :
- Jenis barang : kode ‘K-IBM-PC-8-CO untuk computer IBM PC
- Jenis Kelamin : kode ‘P’ untuk perempuan
2). Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang
nilainya urut antara satu dengan kode berikutnya.
25
Kebaikannya:
a). Sangat sederhana
b). Mudah diingat
c) Kode dapat pendek tetapi unik
d) Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui
e) Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif
f) Baik untuk pengendalian
Kelemahannya :
a). Penambahan kode pada akhir urutan tidak dapat disisipkan
b). Tidak mempunyai dasar logika
c). Tidak fleksibel bila terjadi perubahan file
Contoh :
- 001 Buku
- 002 Pulpen
3). Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
Kebaikannya :
a) Nilai dari kode mempunyai arti yaitu masuk dalam blok tertentu
b) Mudah diperluas
c) Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian
d) Dapat memudahkan dalam proses pembuatan laporan keuangan
26
Kelemahannya :
a) Kode dapat tergantung dari jumlah sehingga menjadi panjang
b) Kurang mudah diingat
Contoh :
- 1000-1999 Buku
- 2000-2999 Pulpen
4). Kode Group (Group Code)
Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field
kode mempunyai arti.
Kebaikannya :
a) Nilai dari kode mempunyai arti
b) Mudah diperluas
c) Dapat ditambah atau dibuang sebagian
d) Dapat menunjukan jenjang dari data
Kelemahannya adalah
a). kode dapat menjadi banyak.
Contoh :
- TEV-SO-01
- TEV-SO-02
Keterangan :
- TEV : televisi
- SO : sony
- 01 : nomor urut barang 1 atau TV 14 inc
27
- 02 : nomor urut barang 2 atau TV 21 inc
5). Kode Desimal (Decimal Code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal
dimulai dari angka 0 sampai angka 9, atau dari 00 sampai 99 tergantung
banyaknya kelompok.
Contoh :
000 Buku
001 Pulpen
002 Pensil
003 penghapus

Tugas Akhir BAB I Komputerisasi Sistem Persediaan Barang

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum

Semakin berkembangnya dunia usaha akan semakin meningkatkan perkembangan munculnya berbagai perusahaan, baik perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Hal ini akan menimbulkan tingkat persaingan yang semakin ketat, sehingga mengharuskan manajemen perusahaan mengambil kebijakan-kebijakan agar perusahaan dapat tetap bertahan dalam persaingan. Tanpa adanya kebijakan dan pengendalian manajemen yang memadai, suatu perusahaan akan sulit untuk menjalankan usahannya, dan hanya perusahaan yang dapat melaksanakan strategi yang telah ditetapkan yang akan dapat bertahan dalam persaingan, serta mempunyai kesempatan untuk berkembang lebih baik.

Seiring dengan persaingan yang semakin ketat, maka dibutuhkan sikap profesional manajemen dalam mengelola perusahaan, salah satunya adalah pengelolaan persediaan barang. Persediaan barang merupakan salah satu aktivitas kerja yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan dagang, karena persediaan barang merupakan unsur utama dalam bidang perdagangan. Sedikit saja terdapat kesalahan informasi persediaan dan penumpukan barang di gudang, hal ini pasti akan sangat berpengaruh pada kegiatan usaha perusahaan.

Dapat dibayangkan betapa sulitnya apabila pengelolaan persediaan barang masih dilakukan secara manual. Selain sulit dalam mengontrol persediaan, pengelolaan secara manual juga akan membutuhkan waktu yang lama. Hal ini mencerminkan kinerja yang tidak efisien. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang terkomputerisasi. Perkembangan teknologi saat ini sangat memberi dukungan bagi kemajuan sistem pengolahan data pada perusahaan, terutama pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Komputer sebagai salah satu sarana yang dapat digunakan sebagai pengolah data dan informasi memungkinkan user (perusahaan) melakukan pengolahan data-data secara cepat serta menghasilkan output (informasi) yang dibutuhkan secara cepat pula.

Selain itu, komputer juga membantu user dalam hal penyimpanan data dalam jumlah yang besar. User tidak perlu takut lagi dengan masalah penyimpanan data atau dokumen yang sering memerlukan tempat yang cukup besar. Sebab masalah ini dapat dipecahkan dengan adanya komputer. Komputer yang sudah dilengkapi dengan jaringan memungkinkan adanya transfer data secara jarak jauh. Hal ini sangat membantu perusahaan yang mempunyai banyak cabang. Cabang-cabang dituntut dapat mengakses data secara valid dan update agar tidak terjadi miscommunication antar cabang. Komputer mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia kerja. Banyak perusahaan yang sangat tergantung dengan keberadaan komputer. Salah satunya adalah perusahaan yang bergerak dalam distribusi barang. Penggunaan sistem komputer dalam dunia usaha sangat membantu sebuah pengolahan data, sehingga proses penyajian laporan dapat dilakukan secara cepat, tepat, efisien waktu, dan  meminimalkan lambatnya informasi. Hal ini akan memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

Komputerisasi dalam sistem persediaan barang memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, serta untuk memeriksa persediaan yang ada. Di samping itu, dengan adanya sistem persediaan barang diharapkan tidak akan terjadi penumpukan barang yang terlalu lama dalam gudang atau pembelian barang yang terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Dengan adanya permasalahan di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul: ”Komputerisasi Sistem Persediaan Barang Pada PT. XYZ”.

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang didapat dan diperoleh selama mengikuti perkuliahan di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer.

2. Memberikan sumbangan pikiran dalam rangka untuk memudahkan dalam melakukan pengarsipan dokumen.

3. Untuk lebih mempermudah bagian pembukuan dalam mencatat dan mengolah data yang ada agar lebih efisien dan efektif. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Diploma Tiga ( D.III ) Jurusan Akademi Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika ( AMIK BSI ) Jakarta.

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Metode Observasi

Yaitu mengumpulkan data dengan cara mengamati langsung sistem persediaan barang yang sudah berjalan pada PT XYZ. Dari observasi ini diharapkan penulis dapat mengetahui permasalahan pokok yang dihadapi perusahaan dalam sistem persediaan barang.

2. Metode Wawancara

Wawancara dilakukan dengan staf-staf perusahaan, dengan bagian administrasi, gudang dan sales. Dari wawancara ini diharapkan dapat diperoleh penjelasan lebih rinci mengenai sistem persediaan barang yang sedang berjalan.

3. Metode Studi Pustaka

Studi kepustakaan digunakan sebagai penunjang landasan teori yang ada dalam penulisan Tugas Akhir ini agar diperoleh hasil yang optimal. Studi kepustakaan dilakukan untuk mengumpulkan data atau keterangan dengan cara membaca berbagai macam buku literatur maupun artikel yang ditulis oleh para ahli yang berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk mendapatkan landasan serta pengertian secara teoritis dan mendalam.

1.4. Ruang Lingkup

Masalah yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini dibatasi, dimulai dari proses pemesanan barang, proses pengeluaran barang, rekapitulasi stock sampai dengan pembuatan laporan.

1.5. Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan pembaca dalam memahami dari Tugas Akhir ini, maka penulis membagi secara sistematis isi Tugas Akhir ini ke dalam lima bab yang saling berhubungan. Sistematika Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan. Dari bab ini diharapkan akan diperoleh gambaran umum mengenai masalah yang akan dibahas pada penulisan Tugas Akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai landasan teori dan konsep dasar yang berhubungaan yang akan dibahas, antara lain Konsep dasar sistem yang meliputi Definisi sistem, karakteristik sistem, klasifikasi sistem, informasi, sistem informasi. Peralatan Pendukung (Tools System) yang meliputi Diagram alir data, dan kamus data

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum analisa sistem berjalan, tinjauan perusahaan, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem 6 berjalan, kamus data, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan pokok, alternatif pemecahan masalah. Tinjauan perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi, dan fungsinya. Spesifikasi sistem berjalan yang meliputi spesifikasi bentuk dokumen masukan dan spesifikasi bentuk dokumen keluaran.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Bab ini membahas tentang gambaran umum rancangan sistem berjalan, prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan, kamus data sistem usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan, spesifikasi sistem komputer, dan jadwal implementasi. Spesifikasi rancangan sistem usulan yang meliputi bentuk dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi file, struktur kode, dan spesifikasi program. Spesifikasi sistem komputer yang meliputi gambaran spesifikasi sistem secara umum, perangkat keras, perangkat lunak, dan konfigurasi sistem komputer.

BAB V PENUTUP

Pada bab terakhir dari laporan Tugas Akhir ini, penulis memberikan kesimpulan dari Tugas akhir yang telah disusun dan juga saran yang diharapkan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Hello world!

Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.